Che cos’è una site inspection e perchè è importante effettuarla ?

Per definizione una site inspection è una vera e propria ispezione di un luogo che ci consente di effettuare un’investigazione, un’indagine.

Ma procediamo con ordine.

Come abbiamo già detto nel nostro precedente articolo “ Rispetta il tuo tempo”, il tempo è denaro, per tutti, e quindi,  poter procedere ad una site inspection dopo aver effettuato una precedente cernita delle location per verificarne i requisiti, ci può agevolare.

Il primo step quindi da affrontare è la ricerca di una location che si possa perfettamente sposare con il mood del nostro evento, e prima di dedicare delle ore preziose all’ispezione ed al primo incontro con la responsabile della location, è molto importante prendere contatto con la struttura, se non si è ancora lavorato con loro, e chiedere alcune informazioni, nello specifico:

  • costi di noleggio;
  • capienza delle sale;

Questi sono i primi importanti dati dei quali abbiamo necessità per valutare seriamente la possibilità di scegliere questa location e fare quindi una site inspection.

Perchè consiglio di prendere sempre prima contatti con la struttura e richiedere queste informazioni?

Perchè ad oggi, la maggior parte delle location mette a nostra disposizione, mediante siti web personali, portali dedicati al wedding o agli eventi, una moltitudine di immagini di qualità che possano farci innamorare dei loro spazi e della loro location, ancor prima di visitarla.

Purtroppo talvolta si inizia a “sognare ad occhi aperti”, avendo tralasciato i dati più importanti:

  • la location ha un costo proporzionalmente corretto rispetto al mio budget dell’evento?
  • le zone fruibili per la realizzazione del party, possono contenere tutti gli invitati previsti?

Se ad una di queste domande, la risposta è negativa, significa che la location non è adatta al nostro evento, motivo per il quale una site inspection risulterebbe tempo perduto.

Dopo questa prima importante considerazione, ecco quali sono, secondo la mia esperienza, le cose importanti da considerare in fase di ispezione:

  1. scattare delle fotografie da mostrare ai clienti o da utilizzare per la realizzazione della moodboard ( non sai cos’è una moodboard? Guarda l’articolo precedentemente pubblicato del blog “Moodboard cos’è ed a cosa serve);
  2. segnare il nome della persona referente con la quale stiamo facendo la site inspection, avere una figura di riferimento con la quale relazionarci successivamente può sicuramente essere utile e rende la collaborazione più piacevole e proficua;

A seconda della tipologia di evento che andremo a sviluppare, ed alla clientela che accoglieremo, sono molteplici  le informazioni da chiedere e le cose da verificare, di seguito le più comuni, e cioè quelle informazioni che generalmente ci consentiranno di avere un quadro completo al termine del sopralluogo:

ZONA ESTERNA LOCATION

  • valutazione dell’agibilità nel raggiungimento della location con eventuali considerazioni in merito al  possibile accesso a transfer privati dedicati all’evento ( pullman o navette);
  • facilità nell’individuare la location (indicazioni stradali);
  • valutazione delle zone di carico e scarico da parte dei fornitori;
  • verifica dell’accesso diretto alla location o percorrenza di vialetti, giardini o altro, che renderebbero scomodo l’accesso a disabili,  per le donne che indossano scarpe con il tacco o in caso di condizioni meteorologiche avverse;
  • presenza di barriere architettoniche;

ZONA WELCOME

  • individuazione della zona desk, dove verrà effettuato il check-in degli ospiti;
  • presenza della zona guardaroba e personale dedicato;
  • richiedere se sarà presente per l’evento personale della location dedicato all’accoglienza;

ZONE INTERNE

  • presenza del sistema di wayfinding ( segnaletica di orientamento), è molto importante che i nostri ospiti sappiano dove andare una volta all’interno della location;
  • valutazione della tipologia di allestimenti;
  • valutazione delle attrezzature ( tavoli, sedie, zone bar, zone living, etc…);
  • valutazione degli impianti che la location può mettere a disposizione dell’evento   ( luci, audio, proiezioni);

ZONA GIARDINO/TERRAZZA

  • valutazione degli spazi, siano essi giardini, terrazze per valutarne l’utilizzo in particolari momenti dell’evento ( aperitivo, entertainment, open bar, etc…);

CUCINA

  • presenza di uno staff di cucina e se presente richiesta dell’invio di proposte di menù sulla base del party che realizzeremo ( lunch, brunch, dinner, aperitivo, aperdinner, etc..);
  • se non è presente uno staff di cucina fisso, richiedere eventuali collaborazioni con catering di fiducia ( è sempre meglio affidarsi a catering che hanno già lavorato all’interno delle location, ne conoscono gli spazi e la logistica);
  • possibilità di poter portare, all’interno della location, previa esibizione di certificati idonei HACCP, di dolci di produzione artigianale;

SICUREZZA

  • richieste in merito alla presenza del servizio di security durante il party;
  • eventuali norme e regolamenti dei quali è necessario che l’agenzia venga messa a conoscenza;

COLLABORAZIONI E/O SERVIZI AGGIUNTIVI

  • richiesta della disponibilità di un team dedicato all’intrattenimento ed animazione dei piccoli partecipanti all’evento;
  • collaborazioni con flower designer, società che si occupano di noleggio attrezzature, light designer, etc…

Prepararsi ad un site inspection seguendo la mappa sopra mostrata, ci consentirà di raggiungere un ottimo livello di conoscenza delle informazioni necessarie per poter descrivere la location ed i servizi che essa offre ai nostri clienti.

Ricordiamoci sempre che le presentazioni al cliente per poter essere efficaci devono rispettare delle regole base di comunicazione, che spiegheremo in uno dei nostri prossimi articoli “Come comunicare in modo efficace”.

Una volta acquisite tutte le informazioni, ritagliatevi il tempo per poter lavorare ad un progetto completo, che possa far entrare in punta di piedi i vostri clienti nel loro sogno, guidateli con la vostra descrizione, incantateli con le immagini che avete raccolto e raccontate loro quanto meraviglioso potrà essere il loro evento!